УПД — универсальный передаточный документ. Он собирает в одном бланке то, что раньше оформляли двумя: первичный документ о передаче (товарную накладную, акт, накладную на отпуск материалов) и счёт-фактуру. Накладная фиксирует только факт передачи товара. УПД со статусом 1 фиксирует передачу и заменяет счёт-фактуру, то есть по нему покупатель принимает НДС к вычету. Со статусом 2 УПД работает как накладная — без счёта-фактуры.
Откуда взялся УПД
Форму рекомендовала ФНС письмом от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@. До этого на одну отгрузку выписывали минимум два документа: ТОРГ-12 по товару и счёт-фактуру по налогу.
УПД построен на бланке счёта-фактуры, к которому добавлены реквизиты первичного документа из статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Отсюда два следствия.
Форма рекомендованная, а не обязательная. В том же письме ФНС форма названа рекомендуемой: обязательной формы первичного документа после закона № 402-ФЗ нет.
УПД годится не только для товара. Тем же документом закрывают выполненные работы, оказанные услуги и передачу имущественных прав — всё, где иначе подписывали бы акт.
Чем УПД отличается от накладной
Разница в том, какую функцию документ закрывает. Накладная — только бухгалтерская первичка. Счёт-фактура — только налоговый документ. УПД может быть и тем, и другим сразу.
| Документ | Что подтверждает | Вычет НДС по нему |
|---|---|---|
| Товарная накладная (ТОРГ-12) | Передачу товара: основание оприходовать его и учесть в расходах | Нет |
| Счёт-фактура | Только сумму налога, факт передачи не подтверждает | Да |
| УПД, статус 1 | И передачу товара, и сумму налога | Да |
| УПД, статус 2 | Только передачу — работает как накладная | Нет |
Есть и формальное отличие. ТОРГ-12 — унифицированная форма из альбома Госкомстата, и с вступлением в силу закона № 402-ФЗ применять её необязательно: компания вправе утвердить собственную форму первичного документа. УПД и есть такая форма — только утверждена она не компанией, а рекомендована налоговой.
Статус 1 и статус 2 — в чём разница
В левом верхнем углу УПД стоит цифра — статус документа.
- Статус 1 — документ работает и как передаточный, и как счёт-фактура. Так его выставляют плательщики НДС.
- Статус 2 — только передаточный документ, аналог накладной или акта. Его используют, когда счёт-фактура не нужен: продавец применяет спецрежим, операция налогом не облагается, либо счёт-фактуру выставляют отдельно.
Статус — поле информационное. Цифра в углу сама по себе ничего не решает: в том же письме ФНС указано, что фактический статус документа определяется тем, какие реквизиты в нём заполнены. Если стоит «2», но заполнены все поля счёта-фактуры из статьи 169 НК РФ, документ фактически остаётся и счётом-фактурой тоже. И наоборот: цифра «1» при незаполненной ставке и сумме налога права на вычет не даст.
Вывод для покупателя простой: смотрите не на статус, а на строки. Есть ставка и сумма НДС, есть подписи ответственных лиц — документ рабочий. При статусе 2 поля, обязательные только для счёта-фактуры, не заполняют — там прочерки, и это нормально.
Что обязательно должно быть в УПД
Набор реквизитов зависит от статуса. Для статуса 2 достаточно того, что требует статья 9 закона № 402-ФЗ от любого первичного документа:
- наименование документа и дата его составления;
- название компании, которая его составила;
- содержание операции — что именно и кому передано;
- количество и сумма с указанием единиц измерения;
- должности тех, кто совершил сделку и кто отвечает за её оформление;
- подписи с расшифровкой — фамилия и инициалы.
Для статуса 1 к этому добавляются реквизиты счёта-фактуры из пунктов 5 и 6 статьи 169 НК РФ: номер и дата, ИНН и КПП обеих сторон, наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя, номер платёжного документа при авансе, налоговая ставка и сумма налога, страна происхождения и регистрационный номер декларации на товары для импорта. По прослеживаемым товарам — ещё и РНПТ, единица измерения и количество в ней.
Срок такой же, как у счёта-фактуры: документ выставляют в течение пяти календарных дней со дня отгрузки — пункт 3 статьи 168 НК РФ.
Как УПД ходит через ЭДО
Электронный счёт-фактура — а значит, и УПД со статусом 1 — передаётся через оператора электронного документооборота и в формате, утверждённом ФНС.
- Продавец формирует файл УПД и подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью — это титул продавца.
- Файл уходит покупателю через оператора.
- Покупатель подписывает своей подписью титул покупателя: кто принял товар, когда и в каком количестве.
Подписывают документ обе стороны — и электронный, и бумажный. Разница в том, как это устроено технически: в ЭДО титул покупателя — отдельный подписанный файл.
Отдельно — маркировка. В электронном формате УПД есть поля под коды идентификации: сведения о кодах едут внутри того же файла, отдельного документа под них заводить не нужно.
Что делать, если в УПД ошибка
Сначала надо понять, что произошло: ошибка при оформлении или изменение условий сделки. Это два разных пути.
Ошибка — исправленный УПД. Продавец составляет новый экземпляр документа с прежними номером и датой, а номер и дату исправления ставит в строке 1а. Исправленный документ полностью заменяет исходный.
Изменение условий — корректировочный документ. Если стороны согласовали другое количество или другую цену — приняли меньше, чем отгружено, вернули часть партии, договорились о скидке задним числом, — исходный УПД остаётся верным на момент отгрузки. Разницу оформляют корректировочным документом, его форму ФНС рекомендовала отдельным письмом.
Исправлять нужно не всё. Пункт 2 статьи 169 НК РФ говорит прямо: ошибки, которые не мешают определить продавца, покупателя, наименование товара, его стоимость, налоговую ставку и сумму налога, не являются основанием для отказа в вычете. Опечатка в адресе или лишняя буква в названии — не повод переоформлять документ. Неверный ИНН, не та ставка или не та сумма — повод.
Как это устроено у нас
Оптовая отгрузка идёт на ИП или ООО: счёт на согласованную заявку, УПД, договор поставки. Работаем с НДС — НДС выделяем в счёте и в закрывающих документах. Физлицо покупает по РРЦ. ЭДО подключён, оператор — АО «Калуга Астрал»; если вам удобнее бумага, печатаем комплект. Коды идентификации «Честного знака» передаём вместе с УПД.
Порядок от карточки организации до УПД на руках описан на странице оплаты — там же ответ про НДС и реквизиты юрлица. Перечень документов, условия по ЭДО и по маркировке — в разделе о документах. Что делать, если в партии брак или пересорт, — на странице о возврате и браке.