Смотреть надо не на то, «с НДС» поставщик или «без НДС», а на то, что вы сможете сделать с этим налогом у себя. Покупатель на общей системе заявляет вычет — но не по счёту, а по счёту-фактуре или УПД со статусом «1», — и сравнивать поставщиков ему нужно по цене без налога. Покупателю, который вычет не заявляет, НДС — просто часть цены, и сравнивать он должен итог к оплате. Одна и та же цифра в прайсе означает для этих двоих разные деньги.
Почему закупщику важно, с НДС поставщик или нет
Потому что от этого зависит, какая часть уплаченной суммы к вам вернётся. Поставщик, работающий с НДС, выделяет налог отдельной строкой в счёте и в закрывающих документах. Если вы плательщик НДС и заявляете вычеты, эта строка — ваш входящий налог: вы уменьшаете на него налог, который начислили со своих продаж. Если нет — строка ни на что не влияет: вы платите всю сумму целиком и относите её на расходы по своим правилам.
Отсюда спор в переговорах. Продавец на упрощёнке говорит: «У нас без НДС, значит дешевле». Для покупателя, который вычет не заявляет, это может быть правдой. Для покупателя с правом на вычет — нет: при равной сумме к оплате часть цены поставщика с НДС ему вернётся, а здесь не вернётся ничего.
Обратная логика звучит так: налог в цене мне всё равно некуда деть, значит надо искать поставщика без НДС. Проверять её нужно не по формулировке в прайсе, а по итоговой сумме счёта.
Что такое вычет и кто им может воспользоваться
Вычет — это право уменьшить НДС к уплате на тот НДС, который вам предъявил поставщик. Схема простая: вы продали товар и начислили налог с продажи, поставщик продал товар вам и предъявил налог с закупки, в бюджет вы платите разницу.
По общему порядку Налогового кодекса право на вычет возникает при трёх условиях одновременно:
- Вы плательщик НДС, а покупка нужна для деятельности, которая этим налогом облагается.
- Товар принят к учёту — оприходован, отражён в базе, есть первичный документ.
- Есть счёт-фактура или УПД со статусом «1» — документ, который одновременно и первичка, и счёт-фактура.
Не выполнено одно условие — вычета нет. Отдельно стоит третье: товар может приехать и деньги уйти, а документа в правильном виде не будет. Поэтому вопрос «что именно вы даёте к отгрузке» задают до оплаты, а не в конце квартала. Это, кстати, один из пунктов, по которым вообще стоит проверять поставщика до первой партии.
Если вы на УСН
Прежний короткий ответ — «упрощенец НДС не платит и вычет не заявляет» — годится уже не всем: часть плательщиков УСН сейчас начисляет НДС. Свой случай проверьте в Налоговом кодексе или у своего бухгалтера: от него зависит, какую цифру в прайсе вам вообще имеет смысл сравнивать.
Что важно понять закупщику независимо от режима: «я на УСН» больше не означает автоматически «НДС меня не касается». Дальше всё сводится к одному вопросу — заявляете вы вычет или нет:
- Заявляете вычет. Входящий налог возвращается. Сравниваете цены без НДС.
- Не заявляете вычет. Налог в цене — обычный расход. Сравниваете итог к оплате.
Чем «цена с НДС» отличается от «цены без НДС» при сравнении поставщиков
Ничем, кроме того, какую из двух цифр вам можно класть в расчёт. Ошибка возникает, когда прайсы двух поставщиков сравнивают «как есть», не спросив, что в них включено.
| Ваше положение | Какую цифру сравнивать | Что спросить у поставщика |
|---|---|---|
| Заявляете вычет | Цену без НДС | Выделяете ли налог в счёте и даёте ли счёт-фактуру или УПД со статусом «1» |
| Вычет не заявляете | Итоговую сумму к оплате | Цена в прайсе — конечная или к ней добавится налог |
Два практических следствия. Первое: прайс без пометки «с НДС / без НДС» бесполезен для сравнения — это не цена, а число. Второе: если вы работаете с вычетом, поставщик без НДС при одинаковом итоге к оплате для вас дороже, и никакая скидка на словах этого не меняет — считайте.
Какие документы нужны для вычета
Комплект, который должен приехать вместе с товаром или сразу после отгрузки:
- Счёт-фактура — основание для вычета. Либо УПД со статусом «1», который заменяет и счёт-фактуру, и накладную сразу.
- Первичный документ на передачу товара — накладная или тот же УПД. Он подтверждает, что товар принят к учёту.
- Договор поставки — не для вычета напрямую, но именно он объясняет условия, если к сделке будут вопросы.
- Счёт на оплату — платёжный документ, по которому уходят деньги. Сам по себе права на вычет не даёт.
Отдельно про УПД: у него есть статус — поле в самом документе. Статус «1» означает, что документ работает и как первичка, и как счёт-фактура. Статус «2» — только как первичка, основания для вычета он не даёт. Различие в одной цифре, и спросить о ней стоит до первой отгрузки нового поставщика.
ЭДО эту историю упрощает: подписанный документ лежит в системе, а не едет почтой. Комплект документов, который приходит с нашей отгрузкой, перечислен на странице «Документы, маркировка и договор».
На что смотреть в счёте и в УПД
- Выделен ли НДС отдельной строкой. Формулировка «НДС не облагается» или «без НДС» — это другой документ и другая арифметика.
- Ставка и сумма налога по каждой позиции. Они должны стоять в документе, а не подразумеваться.
- Реквизиты сторон. Название, ИНН, КПП, адрес. Обязательный перечень реквизитов счёта-фактуры установлен Налоговым кодексом — ошибка в них может стоить вычета.
- Совпадение сумм. Счёт, УПД и платёжное поручение должны биться между собой до копейки.
- Наименование товара. «Товар по счёту №…» вместо номенклатуры — повод переделать документ до того, как он попадёт в книгу покупок.
- Статус УПД. Пункт первый по важности при работе с новым поставщиком.
Ошибки закупщика
- Сравнивать прайсы, не уточнив, включён ли налог в цену.
- Считать, что «без НДС» всегда выгоднее. Это зависит от вашей системы налогообложения, а не от чужой.
- Оплачивать по счёту, не договорившись заранее, какие закрывающие документы придут.
- Принимать УПД, не глядя на статус.
- Оставлять сбор документов на конец квартала.
Статья описывает общий порядок и не заменяет консультацию бухгалтера: конкретное решение по вычету зависит от вашего режима, вида деятельности и содержания сделки.
Как это устроено у нас
Dolavix работает с НДС. Налог выделяется отдельной строкой в счёте и в закрывающих документах, комплект стандартный: счёт на оплату, УПД, договор поставки по вашей форме или по нашей. Ставку налога и статус УПД уточняйте у менеджера при выставлении счёта — это те два ответа, которые нужны вам до оплаты.
ЭДО подключён, оператор — АО «Калуга Астрал»: документы уходят электронно. Бумажный комплект тоже возможен, если вам так удобнее. Реквизиты юридического лица — ООО «МОДНЫЙ БАЗАР», ИНН 7719474732, ОГРН 5177746332990 — открыты на странице «Контакты», проверить их в открытых реестрах можно до первого разговора с менеджером.
Расчёт безналичный, по счёту на ИП или ООО; отгрузка — после поступления денег. Весь порядок, от карточки организации до УПД, описан на странице «Оплата». Цена мелкого опта и РРЦ видны без регистрации, уровень оптовой цены менеджер подтверждает при выставлении счёта.